在公司里设置并共享打印机可以让你更方便地打印文档，而不必每个人都有自己的打印机。以下是一些步骤，说明如何在公司共享打印机。

一、选择适合的打印机

首先，你需要选择一款适合在公司共享的打印机。考虑到可能有许多人同时使用，建议选择一款支持多用户同时连接的打印机。此外，打印机的打印速度和打印质量也是需要考虑的因素。

二、安装打印机

安装打印机的方式因操作系统的不同而有所不同。以下是Windows和Mac操作系统下安装打印机的步骤：

Windows：

将打印机通过USB或者网络连接至某一台计算机。

打开这台计算机的打印机设置，选择“设置为默认打印机”。

在其它需要使用打印机的计算机上，只需要通过“开始”菜单的“设备和打印机”选项添加该打印机，输入打印机的名称和共享地址。

Mac：

将打印机通过USB或者网络连接至某一台计算机。

打开这台计算机的“系统偏好设置”，选择“打印机和扫描仪”。

在其它需要使用打印机的Mac上，只需要通过“系统偏好设置”的“打印机和扫描仪”选项添加该打印机，输入打印机的名称和共享地址。

三、设置打印机共享

在安装好打印机后，你需要设置打印机共享，以便其他员工可以访问。以下是Windows和Mac操作系统下设置打印机共享的步骤：

Windows：

在安装打印机的计算机上，打开“控制面板”，选择“查看设备和打印机”。

在设备列表中，右键点击已安装的打印机，选择“打印机属性”。

在“共享”选项卡下，勾选“共享这台打印机”，并设置一个共享名。

点击“应用”并关闭窗口。

Mac：

在安装打印机的计算机上，打开“系统偏好设置”，选择“打印机和扫描仪”。

在设备列表中，选择已连接的打印机，并点击“选项”。

在“共享”选项卡下，勾选“与任何人共享”。

点击“应用”并关闭窗口。

四、使用共享的打印机

一旦打印机设置好并共享，公司里的其他员工就可以使用它了。对于Windows用户，可以按以下步骤进行：

打开需要打印的文档。

在菜单栏中选择“文件”，然后选择“打印”。

在弹出的窗口中，选择“添加打印机”，然后从网络中找到并添加共享的打印机。

确认打印设置，然后点击“打印”开始打印文档。

对于Mac用户：

打开需要打印的文档。

在菜单栏中选择“文件”，然后选择“打印”。

在弹出的窗口中，点击左下角的加号图标，然后从列表中找到并选择共享的打印机。

确认打印设置，然后点击“打印”开始打印文档。

五、管理和监控打印

当公司里的员工开始使用共享打印机时，你可能需要监控和管理打印作业以防止资源的浪费。以下是一些建议：

设置纸张和墨盒的使用限制：可以设定每个员工的打印配额或纸张数量，以防止不必要的浪费。

监控打印活动：你可以通过查看打印机的日志来监控员工的打印活动。这些日志通常包括每个打印作业的详细信息，如谁打印了什么、何时打印等。

设置优先级：对于一些重要的或紧急的打印任务，你可以设置优先级，使得这些任务可以更快地被打印出来。

培训员工：培训员工如何正确地使用共享打印机以及如何处理常见问题也是非常重要的。这可以帮助减少不必要的维护和管理工作。

定期维护：为了确保共享打印机的长期稳定运行，定期进行维护和保养也是必不可少的。这包括更换墨盒、清洁打印机、更新驱动程序等。

设置安全措施：为了防止未经授权的访问和使用，你可以设置一些安全措施。例如，设置密码保护来防止未经授权的人员访问打印机。或者设置访问控制列表（ACL），只有被授权的员工才能使用指定的账户进行打印作业。

使用云打印服务：如果公司的规模较大或地理位置分散，可以考虑使用云打印服务。这样无论员工身处何地，只要连接到互联网，就可以随时随地打印文档。这种方式还可以减少对本地网络的依赖性，提高打印的安全性。

节约能源：在选购新的打印机时，可以选择一些节能环保的产品。或者设定一些节能策略，例如在非工作时间或休息时间自动关闭打印机等。这样可以大大降低公司的能源消耗。

使用双面打印：对于需要大量打印的文档，使用双面打印可以减少纸张的使用量，从而降低成本和资源消耗。