数字档案室的特点

数字档案室建立在传统档案室理论的基础上，是高科技与档案室结合的产物。与传统档案室相比，数字档案室的特点比较明显：

1.数字档案室以电子文件和数字化档案信息为管理对象，依附于本单位的办公自动化系统或者局域网传输处理档案信息。

2.数字档案室的管理不再主要靠办公室人员或机关档案人员的手工劳动，而是借助计算机技术和网络技术实现高效的办公室业务。

3.数字档案室的区域整合性决定了它不再是“信息孤岛”，各级各类档案室打破时间与空间的限制，形成资源的有效整合。

4.数字档案室完全依赖于计算机软硬件，以计算机、网络和通信技术等现代化信息技术为基础构建系统平台，建设分布式数据库系统，利用多媒体信息处理技术、探索自然语言的检索技术以期对数字信息进行处理。

5.数字档案室是档案管理理论和现代化信息技术相结合的产物，档案管理理论随着社会对学科需要的发展不断发展，信息技术更是以分秒计算的速度在发展。二者的结合必将推动数字档案室的不断前进。

数字档案室建设的内容

数字档案室建设是一项系统工程，归纳来说，数字档案室建设内容可以概括为基础设施、应用系统、数字档案资源、保障体系四项基本建设。

1.基础设施建设

完善的基础设施是数字档案室建设的前提和基础。基础设施建设包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备五方面内容。要特别重视在信息安全和方便管理方面对基础设施提出的设置要求，确保档案信息资源安全并方便档案人员履行管理职责。

1）网络基础设施建设。即要求建设相对独立的档案数据网，开展档案数据整理加工和存储管理。一般情况下，应将数字档案室网络管理中心设于单位中心机房。单位中心机房应具备防雷、防静电、防磁、防火、防水、防盗、稳压、恒温、恒湿等基本管理条件，有条件的单位应建设符合《电子信息系统机房设计规范》(GB-)要求的B级机房。中心机房、网络综合布线的配置，要充分考虑各类电子文件采集、归档和数字档案资源安全管理、移交等工作要求，如可配备专门计算机与单位办公网、业务网连接，开展电子文件收集归档和档案信息查询利用。

2）系统硬件建设。即配置能满足数字档案室应用系统以及数据库、中间件、全文检索、备份、防病毒等基础软件的部署和安全高效运行的需求，并能适当冗余、可扩展的专业服务器及先进、高效和稳定的磁盘阵列作为数字档案资源在线存储设备和相应的备份、检测设备。近线备份应选择磁带库或虚拟带库及相应的备份软件，离线备份可选择光盘、移动硬盘等脱机存储介质。

3）基础软件建设。选择购置运行稳定、安全可靠、与硬件选型相匹配的主流操作系统；选用能满足本单位目录数据、全文数据、多媒体数据管理需要的数据库管理系统；选用相应的扫描软件，以及Photoshop等图像处理软件；开发选购具备对档案目录数据、全文数据、多媒体数据的采集、加工、管理和利用等基本功能的电子文件归档管理系统、数字档案室管理系统、档案进馆和报送管理系统、档案查询利用系统等档案管理应用平台，并实现电子文件归档管理系统和档案查询利用系统与办公自动化系统的无缝连接。

4）安全保障系统建设。结合实际，参照信息系统安全等级保护有关要求，从多层面为数字档案室应用系统建立安全保障体系。涉密数字档案室应用系统必须按照国家有关涉密信息系统分级保护的规定执行。

5）终端及辅助设备建设。结合工作需要，为数字档案室应用系统配备专用终端计算机、扫描仪、数码照相机、打印机等终端设备，以及恒温恒湿防磁柜、刻录机、移动存储介质等辅助设备。

2.应用系统建设

数字档案室的应用系统要求与办公自动化系统相衔接，能够实现电子文件归档与有效管理，并在开发和利用上有着更高的需求。

数字档案室要求参照《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T-)，设置捕获、登记、分类、编目、著录、存储、数字签名、检索、利用、鉴定、统计、处置、格式转换、命名、移交、审计、系统配置、用户管理等基本功能，集成管理各门类数字档案资源，为电子文件的真实、完整、可靠与可用提供首要保障。考虑到传统档案管理软件扩展困难、体验较差，应用系统能够灵活扩展、简单易用也是非常必要的。

3.数字档案资源建设

数字档案资源建设是数字档案室建设的重中之重。根据《数字档案室建设指南》要求应通过规范电子文件命名(档号编制)、文件格式与品质、元数据要求等关键要素实现对电子文件的规范管理。

1）电子文件命名

《指南》推荐使用档号为电子文件统一命名。在数字档案室建设中，档号体现整理规则，是反映电子文件之间有机结构和历史联系的一条重要纽带。不同门类的电子文件无论处在哪个管理流程、存储于哪个逻辑位置，都能通过档号简单区分并明确相互关系。

2）文件格式与品质

文件格式是关系电子文件长期保存的重要因素，也是保障电子文件真实、完整、可靠与可用的重要指标。文件品质虽然与电子文件长期保存关系不大，但直接反映电子文件的质量，并与电子文件的开发、利用关系密切。《指南》对文书、照片、录音、录像的保存格式做出了限定性规定，并结合实战经验确定了照片、录音、录像品质的最低要求。

3）元数据

元数据是描述文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据。到目前为止，元数据仍然是保障电子文件真实性、完整性、可靠性、可用性最有效的手段之一。同数字签名、时间等技术相比，元数据对运行系统或第三方支持依赖性不强，在后续费用上也有相当的优势，因而对电子文件长期保存来说意义重大。除此之外，完善的元数据信息量大，能为电子文件的开发和利用提供无限的可能，有助于创造性发挥数字档案资源的作用。

目前档案行业只有文书类、照片类两项元数据规范，《指南》结合各地实践还提出了录音、录像的基本元数据项目，具体执行时可以以此为参考制定本地的元数据方案。如有新的元数据国家或行业标准发布，也可以直接对照参用。考虑到实现可能性，《指南》规定了元数据的最低数量，既便于操作又留足余地。

4）电子文件归档范围和保管期限

数字档案室目前沿用传统档案归档范围和保管期限，但考虑到电子文件数量增加对成本影响相对较少，可以考虑适当调整电子文件归档范围与保管期限。

5）电子文件的整理

电子文件一般参照传统整理方法进行整理，如有适用电子文件整理的国家、行业标准，应当优先按照该标准执行。比如文书类电子文件的整理应按照《归档文件整理规划》(DA/T22-)执行。

6）版面格式要求

版面格式要求是针对文书类电子文件提出的独有要求。强调版面格式的意义在于一方面可以在一定程度上继承、延续纸质档案的可信性，另一方面也可以借助规范、严谨的办公自动化流程保障电子文件的真实性。

4.保障体系建设

保障体系建设包括经费、制度、人才三方面内容。数字档案室建设需要足够支撑建设和运行的经费，需要既通晓信息技术，又懂信息资源管理、知识管理的人才，需要包含电子文件管理工作流程、电子档案的管理、备份、应急处置等各项内容的制度要求，要有计划、有步骤地加以解决。单就人才建设来说，应先从管理体制入手，建立档案、信息、技术部门协作机制，以部门协作弥补人才的不足，从长远来说，就要加大人才建设力度，通过培训或引进人才为数字档案室提供人才保障。

需要明确的是，保障体系建设作为数字档案室建设的组成部分，与其他建设内容相辅相成、相互促进，需要在建设中同步发展和进步，不能将保障体系建设仅仅作为开展其他建设的条件去对待。

数字档案室建设前期的注意事项

1.加大投入

加快现有室藏档案信息的计算机输入。这是一项投入大、延续时间长的工作，必须从建设档案信息网络这一系统工程的整体去通盘考虑，分清轻重缓急，有计划、有步骤地推进。

2.实行文档一体化管理

新接收进室档案必须同时接收相对应的电子文件归档，避免档案进室后重新输入的重复劳动。随着办公自动化步伐的加快，多数单位现行文件都已通过计算机起草、录入、修改、定稿，以软盘为介质进行存储。推行文档一体化管理，能使档案部门与各职能部门的工作相连，将文件全文直接转入档案数据库内。

3.做好电子档案归档工作

电子档案是指运用数字化技术，通过计算机和通信网络记载和发布档案信息的新档案形式。应能统筹电子文件和传统载体归档文件，根据分类结果自动赋予档号，完成归档过程。归档保存的数字档案资源门类应齐全、完整，各门类电子档案或数字副本应齐全、完整，能够系统反映本单位履行主要职责的过程；关于同一事由的往来文件以及文件的组件应齐全、完整，文件之间的有机联系得以保存；各门类电子档案内容信息处于原始状态，基本元数据齐全、完整。

4.做好档案实体“虚拟化”

通过对纸质档案、缩微胶片、照片、录音、录像等传统载体档案进行数字化加工，实现档案实体“虚拟化”，使之能够与其他数字档案资源一并进行管理和规范。

数字档案室建设是一个系统工程，不仅涉及方方面面，要做好数字档案室建设，需对数字档案室建设中的战略资源、人财物、效益、安全性及管理理念问题进行综合而又全面的考虑。

随着信息技术和网络通信技术的飞跃发展，档案工作不断迎来新的冲击。不论是数据库技术的日益成熟，还是档案管理软件的逐步升级，或是领导层面越来越重视，都向我们传递了一个信号，数字档案室建设势在必行。